電帳法で定められた要件

概要

LegalForceキャビネを利用する場合

①入力期間の制限（電帳法規則第2条6項1号。）

国税関係書類の記録事項の入力を、書類の作成・受領後速やかに、または業務の処理にかかる通常の期間（最長2か月）を経過した後、速やかに（おおむね7営業日以内）行う必要があります。

契約書の受領からスキャナで読み取るまでを業務処理サイクルに従って行う場合（電帳法規則第2条6項1号ロ）は、作業責任者やスキャナ保存を行う業務フローなどを定めた事務処理規程を整備し、備え付ける必要があります。

ただし、注文書・見積書・申込書などの一般書類の場合はこの要件は定められていません。

お客様にて契約書の受領後、遅くとも2ヶ月＋7営業日以内に当該契約書をスキャンし、スキャンしたPDFファイルをLegalForceキャビネにアップロードする必要があります。

詳しくは電子化手順および電子化したPDFファイルのアップロードをご覧ください。

契約書の受領からスキャナで読み取るまでを業務処理サイクルに従って行う場合は、お客様にて事務処理規程を備え付けてください。

この事務処理規程は、書類の受領又は作成を始めとする企業のワークフローに沿ったスキャニング、タイムスタンプの付与の時期等について規定し、その規程に沿った入力事務の処理を行う責任者を規定することにより責任の所在を明らかにするという企業の方針を定め、真実性を確保するためのものです。

事務処理規程の例については、国税庁ウェブサイト電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】P.35に記載の「スキャナによる電子化保存規程」をご参照ください。

②一定水準以上の解像度（200dpi）による読み取り（電帳法規則第2条6項2号イ(1)）。

国税関係書類をスキャンして読み取ったデータの解像度が200dpi以上である必要があります。

法令要件を満たすスキャナをご利用の上、スキャンしてください。

LegalForceキャビネに登録したデータの解像度が200dpiに満たない場合や解像度が読み取れなかった場合は契約書詳細ページにアラートが表示されます。

お客様にてファイルをアップロード後にアップロードしたPDFファイルを確認し、アラートが表示されていた場合は、再度契約書をスキャンしてアップロードをしてください。

解像度が要件を満たさなかったため、再度契約書をアップロードする際は、アップロード前の契約書データとアップロード後の契約書データに同一の管理番号を付し、アップロード前の契約書データとアップロード後の契約書データとの関連性を保持させてください。

詳しくは電子化手順および電子化したPDFファイルのアップロードをご覧ください。

③カラー画像による読み取り（赤・緑・青それぞれ256階調以上）（電帳法規則規則第2条6項2号イ(2)）。

国税関係書類をスキャンして読み取ったデータの赤色、緑色、青色の諧調がそれぞれ256階調以上である必要があります。 ただし、注文書・見積書・申込書などの一般書類の場合はグレースケールでの保存も可能とされています。

法令要件を満たすスキャナをご利用の上、スキャンしてください。

LegalForceキャビネに登録したデータの階調が256階調を下回っていた場合や階調が読み取れなかった場合は契約書詳細ページにアラートが表示されます。

お客様にてファイルをアップロード後にアップロードしたPDFファイルを確認し、アラートが表示されていた場合は、再度契約書をスキャンしてアップロードをしてください。

階調が要件を満たさなかったため、再度契約書をアップロードする際は、アップロード前の契約書データとアップロード後の契約書データに同一の管理番号を付し、アップロード前の契約書データとアップロード後の契約書データとの関連性を保持させてください。

詳しくは電子化手順および電子化したPDFファイルのアップロードをご覧ください。

④タイムスタンプの付与（電帳法規則第2条6項2号ロ）。

書類をスキャナで読み取る際、一般財団法人日本データ通信協会が認定するタイムスタンプを付与することが求められています。 ただし、⑦のヴァージョン管理の要件を満たすシステムに、①の入力期限内に保存したことを確認することができる場合は、タイムスタンプの付与に代えることができることとされました。

LegalForceキャビネではタイムスタンプの付与に代えて、⑦のヴァージョン管理の要件を満たしたうえで、GoogleのNTP（Network Time Protocol）機能と同期し、その保存日時の証明が客観的に担保されています。

①の入力期限内にファイルをアップロードしてください。

⑤解像度および階調情報の保存（電帳法規則第2条6項2号ハ(1)）。

読み取ったデータの解像度・階調に関する情報を保存する必要があります。

LegalForceキャビネでは契約書詳細ページにて該当の契約書の解像度・階調に関する情報を確認できるようになっています。

詳しくは電子化したPDFファイルのアップロードをご覧ください。

⑥大きさ情報の保存（電帳法規則第2条6項2号ハ(2)）。

読み取ったデータの大きさに関する情報を保存する必要があります。

LegalForceキャビネでは契約書詳細ページにて該当の契約書の大きさに関する情報を確認できるようになっています。

詳しくは電子化したPDFファイルのアップロードをご覧ください。

⑦ヴァージョン管理（電帳法規則第2条6項2号ニ）。

次に掲げる要件のいずれかを満たすシステムを使う必要があります。

a. 電子データの記録事項について訂正または削除を行った場合には、これらの事実および内容を確認することができること。

b. 電子データの記録事項について訂正または削除を行うことができないこと。

LegalForceキャビネはaの要件を満たすものになっています。

LegalForceキャビネはSaaS型クラウドサービスであり、本クラウド上に保存された契約書データの訂正削除履歴は全て保存されます。
また、アップロード日時、最終更新日時は、GoogleのNTP（Network Time Protocol）機能と同期する仕組みを利用して記録しています。

契約書データを削除したうえで、該当の契約書データに代わる契約書データをアップロードした場合は、アップロード前の契約書データとアップロード後の契約書データに同一の管理番号を付し、アップロード前の契約書データとアップロード後の契約書データとの関連性を保持させてください。

詳しくは契約書の訂正・削除をご覧ください。

⑧入力者等情報の確認（電帳法規則第2条6項3号）。

国税関係書類の記録事項の入力者またはその者の監督者の情報を確認できるようにしておく必要があります。

LegalForceキャビネは、契約書のPDFファイルをアップロードしたユーザーの情報が記録されるようになっています。 該当の契約書をアップロードしたユーザーは、契約書詳細ページの[編集履歴]またはエクスポートしたExcel台帳の[アップロードユーザー]欄で確認できます。

詳しくは契約書の編集履歴を確認するおよび契約書一覧データをExcel形式でエクスポート（ダウンロード）するをご覧ください。

⑨スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持（電帳法規則第2条6項4号）。

国税関係書類の電子データの記録事項と当該国税関係書類に関連する国税関係帳簿（仕訳帳や総勘定元帳など）の記録事項との間において、相互にその関連性を確認することができるようにしておく必要があります。

取引に関する帳簿がある場合は、お客様にて任意の契約書管理項目を利用して帳簿と契約書データとを紐づけて登録してください。

LegalForceキャビネでは、任意の契約書管理項目を利用することで電子化したPDFデータと国税関係帳簿の相互関連性を確保することができます。

具体的には、「伝票番号」などといった任意の契約書管理項目を作成した後、LegalForceキャビネにアップロードした契約書データの契約書詳細画面で、該当の取引について帳簿に付した番号と同一の番号を任意の契約書管理項目に入力して保存します。該当の取引に関して帳簿を作成していない場合には「関連性なし」と登録します。

そうすると、任意の管理項目に登録した番号で帳簿に記載の取引に関連する契約書データを検索したり、「関連性なし」のキーワードで帳簿との紐づきがない契約書データを検索できるため、同一の取引に関する帳簿と契約書データとを関連づけることができます。

任意の管理項目の設定方法及び登録方法についての詳細は任意の契約書管理項目を設定するおよび任意の契約書管理項目を登録するをご覧ください。

⑩見読可能装置およびその操作説明書の備付け（電帳法規則第2条6項5号）。

14インチ（検出機器の最大径が35cm）以上かつ赤・緑・青それぞれ256階調以上であるカラーディスプレイ・カラープリンタならびにこれらの操作説明書を備え付け、電子データをカラーディスプレイの画面および書面に、次のような状態で速やかに出力することができるようにしておく必要があります。

a. 整然とした形式であること。

b. 当該国税関係書類と同程度に明瞭であること。

c. 拡大または縮小して出力することが可能であること。

d. 4ポイントの大きさの文字を認識することができること。

お客様にて左記要件を満たすカラーディスプレイ・カラープリンタおよびその操作説明書をご準備ください。

LegalForceキャビネに保存されている契約データは、整然とした形式で明瞭にそれらの出力機器で出力することができます。

LegalForceキャビネにアップロードしたPDFデータを印刷する場合は、契約書ファイルをダウンロードするに記載の手順に従ってPDFファイルをダウンロードの上、Adobe Acrobat Readerの印刷機能を利用して印刷してください。

⑪システム関係書類の備付け（電帳法規則第2条6項7号、電帳法規則第2条2項1号）。

利用するシステムの操作説明書などのシステム関係書類およびスキャナ保存に関する事務手続きを明らかにした書類を備え付ける必要があります。

LegalForceキャビネヘルプセンターをシステム関係書類の操作マニュアルとして利用いただくことができます。

電子帳簿保存法に対応する場合の操作手順については電子帳簿保存法対応についてのコレクションに記載がありますのでこちらをご利用ください。
システム概要は同コレクション内のLegalForceキャビネ システム構成図をご確認ください。

またお客様にて、スキャナ保存に関する事務処理規程を用意していただく必要があります。

この事務処理規程は、スキャナ保存の責任者、入力の順序、方法などの処理手続、アウトソーシングの際の事務の手続を定めることによる、適切な入力を確保するためのものです。

事務処理規程の例については、国税庁ウェブサイト電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】P.39に記載の「国税関係書類に係る電子計算機処理に関する事務の手続を明らかにした書類」をご参照ください。

⑫検索機能の確保（電帳法規則第2条6項6号）。

以下のすべての方法によって、電子保存したデータを検索できるようにする必要があります。

a. 取引年月日その他の日付、取引金額・取引先（記録項目）を検索条件として設定できること。

b. 日付・取引金額については範囲を指定して検索できること 。

c. 記録項目について複数の任意の項目を組み合わせて検索できること 。

なお、記載すべき記録項目がない場合でも、当該空欄を検索対象とする必要があります。

LegalForceキャビネはaからcのすべての要件を満たすシステムとなっています。

aについて：契約書詳細画面にて[契約締結日]・[取引金額]・[取引先]の項目を設定できます。お客様にて契約書のアップロード・手動による補正作業の完了後、各項目が正しく登録されているか必ずご確認ください。

b・cについて：契約書一覧ページにてこれらの要件で検索できます。

記録項目が空欄の場合を指定して検索することもできます。

詳しくは契約書の検索（検索キーワード、取引先名などの検索条件を組み合わせて検索する）をご覧ください。

電帳法で定められた要件

概要

LegalForceキャビネを利用する場合の対応

①システム関係書類の備付け（電帳法規則第2条2項1号イ、第4条1項）。

利用するシステムの操作説明書などシステム関係書類を備え付ける必要があります。

LegalForceキャビネヘルプセンターが該当しますので、お客様にてご準備いただく必要はありません。

電子帳簿保存法に対応する場合の操作手順については電子帳簿保存法対応についてのコレクションに記載がありますのでこちらをご利用ください。

また、LegalForceキャビネのシステム構成図は以下ページからダウンロードができます。
​LegalForceキャビネ システム構成図

②見読可能性の確保（電帳法規則第2条2項2号、第4条1項）。

保存場所に、パソコン・ディスプレイ・プリンタなどを用意し、画面・書面に整然とした形式および明瞭な状態で速やかに出力できる必要があります。

お客様にて左記条件を満たすパソコン・ディスプレイ・プリンタなどをご準備ください。

LegalForceキャビネに保存されている契約データは、整然とした形式で明瞭にそれらの出力機器で出力することができます。

③検索機能の確保（電帳法規則第2条6項6号、第4条1項）。

以下のすべての方法によって、電子保存したデータを検索できるようにする必要があります。

a. 取引年月日その他の日付、取引金額、取引先（記録項目）を検索条件として設定できること。

b. 日付・取引金額については範囲を指定して検索できること。

c. 記録項目について複数の任意の項目を組み合わせて検索できること。

なお、記載すべき記録項目がない場合でも、当該空欄を検索対象とする必要があります。

LegalForceキャビネはaからcのすべての要件を満たすシステムとなっています。

aについて

契約書詳細ページにて[契約締結日]・[取引金額]・[取引先]の項目を設定できます。お客様にて契約書の取り込み・手動による補正作業の完了後、各項目が正しく登録されているか必ずご確認ください。

b・cについて

契約書一覧ページにてこれらの要件で検索できます。

記録項目が空欄の場合を指定して検索することもできます。

なお、管理番号での検索も可能なため、取引に関連する帳簿がある場合には、帳簿に付した管理番号と同一の管理番号をLegalForceキャビネにアップロードした契約書データに登録することで、同一の取引に関する帳簿と契約書とを関連づけて検索することもできます。

詳しくは契約書を検索する方法（キーワード、取引先当事者名などの条件を組み合わせる）をご覧ください。

④真実性の確保（タイムスタンプの付与・バージョン管理・事務処理規定の備え付け）（電帳法規則第4条1項）。

以下いずれかの措置を行う必要があります。

a. 電子データの記録事項にタイムスタンプが付与された後に当該取引情報の授受を行うこと。

b. 電子データの記録事項に速やかにまたはその業務の処理にかかる通常の期間を経過した後、速やかにタイムスタンプを付すこと。

c. 電子データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステムまたは訂正削除ができないシステムを利用して、当該取引情報の授受および保存を行うこと。

d. 電子データの記録事項の訂正削除の防止に関する事務処理規程を備え付けること。

電子契約サービスとの連携可否により、以下の対応となります。

１）「電子契約サービス連携」によって取り込んだ契約書データについて

電子契約サービス連携によって取り込んだ契約書データについて、cの要件を満たすことができます。

具体的には、LegalForceキャビネでは、電子データの訂正・削除履歴が閲覧できます。

詳しくは契約書の訂正・削除をご覧ください。

２）「電子契約サービス連携」を使用せずにアップロードした契約書データについて

LegalForceキャビネに取り込む前までの訂正削除履歴が保存されないため、お客様にて電子データの記録事項の訂正削除の防止に関する事務処理規程を備え付けていただく必要があります。

事務処理規程については、国税庁ウェブサイト電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】P.18に記載の「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」を参照ください。