はじめに

契約書は、国税関係書類における「重要書類」として、以下の電子化要件を満たす必要があります。

契約書を締結した後、遅くとも「2か月＋7営業日以内」に契約書をスキャンし、スキャンしたPDFデータをLegalForceキャビネにアップロードする必要があります。

基本的には相手方との間で契約書を締結したら速やかに契約書をスキャンし、キャビネ上にスキャンしたPDFデータをアップロードしなければなりません。

ただし、契約書の受領から、契約書をスキャナで読み取り、LegalForceキャビネに保存するまでを業務処理に通常要する期間（業務処理サイクル）を経過した後、速やかに行う場合には、書類の作成又は受領から入力までの各事務の処理に関する規程を定めて運用する必要があります。

ここで、「速やかに」とはおおむね7営業日以内とされています。また、最長2か月の業務処理サイクルであれば、「その業務の処理に係る通常の期間」として取り扱うこととされています。

LegalForceキャビネに登録するPDFデータの画像条件は、以下のすべてを満たす必要があります。

事前にスキャナの設定を上記の通り設定し、上記条件で正しくスキャンできることを確認してください。なお、ご利用のスキャナによって設定手順が異なりますので、手順詳細はご利用のスキャナの取り扱い説明書をご確認ください。

契約書をスキャンして電子化する際は、全てのページをスキャンする必要があります。

スキャナでスキャンした後、生成されたPDFと実際の紙を比較し、すべてのページがあることを確認してください。