はじめに

電子帳簿保存法のスキャナ保存の運用をはじめる前に、以下の準備を行う必要があります。

契約書の受領からスキャナで読み取るまでを業務処理サイクルに従って行う場合（電子帳簿保存法2条6項1号ロの要件を適用する場合）は、スキャナ保存を行う作業責任者や、スキャナ保存を行う業務フローなどを定めた事務処理規程を整備し、事務処理規程に従って運用する必要があります。

この事務処理規程は、書類の受領又は作成を始めとする企業のワークフローに沿ったスキャニング、タイムスタンプの付与の時期等について規定し、その規程に沿った入力事務の処理を行う責任者を規定することにより責任の所在を明らかにするという企業の方針を定め、真実性を確保するためのものです。

事務処理規程の例については、国税庁ウェブサイト電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】P.35に掲載の「スキャナによる電子化保存規程」を参照ください。

注文書など一般書類についてスキャナ保存を行う場合はお客様にて、スキャナ保存に関する事務処理規程を用意して頂く必要があります。

この事務処理規程は、スキャナ保存の責任者、入力の順序、方法などの処理手続、アウトソーシングの際の事務の手続を定めることによる、適切な入力を確保するためのものです。

事務処理規程の例については、国税庁ウェブサイト電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】P.39に掲載の「国税関係書類に係る電子計算機処理に関する事務の手続を明らかにした書類」を参照ください。

以下の要件を満たしたディスプレイ・プリンタおよびその操作説明書を備え付ける必要があります。

LegalForceキャビネに保存されている契約データは、整然とした形式で明瞭な状態でそれらの出力機器で出力することができます。

また、契約書の文字が小さくて見づらい場合にはLegalForceキャビネ上でPDFデータを拡大表示することもできます。

PDFデータを拡大表示する方法について詳しくは契約書を拡大表示するを参照ください。

LegalForceキャビネにアップロードしたPDFデータを印刷する場合は、契約書ファイルをダウンロードするに記載の手順に従ってPDFファイルをダウンロードの上、AdobeReaderの印刷機能を利用して印刷してください。想定する最大サイズ（例：A3）の原稿を市販のプリンタを使って、ページ全体を明瞭さを保ったまま１枚の紙に印刷できます。等倍サイズで印刷する場合は、「実際のサイズ」を選択して印刷してください。拡大・縮小印刷が必要な場合は用紙サイズに合わせて「カスタム倍率」を設定して印刷してください。

スキャナ保存を開始した日よりも前に作成・受領した重要書類（「過去分重要書類」）を電子化およびLegalForceキャビネに取り込む場合、あらかじめ、その種類等を記載した適用届出書を税務署長等に提出する必要があります。

詳しくは、国税局又は税務署にご確認ください。