はじめに
電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たすために、事務処理規程に定めた内容に基づき、LegalForceキャビネへPDFデータの登録を完了させてください。
入力サイクル
契約書を締結した後、遅くとも「2か月＋7営業日以内」に契約書をスキャンし、スキャンしたPDFデータをLegalForceキャビネにアップロードする必要があります。
基本的には相手方との間で契約書を締結したら速やかに契約書をスキャンし、キャビネ上にスキャンしたPDFデータをアップロードしなければなりません。
ただし、契約書の受領から、契約書をスキャナで読み取り、LegalForceキャビネに保存するまでを業務処理に通常要する期間（業務処理サイクル）を経過した後、速やかに行う場合には、書類の作成又は受領から入力までの各事務の処理に関する規程を定めて運用する必要があります。
ここで、「速やかに」とはおおむね7営業日以内とされています。また、最長2か月の業務処理サイクルであれば、「その業務の処理に係る通常の期間」として取り扱うこととされています。
契約書をアップロードする場合
契約書のアップロード方法について、詳しくは 契約書をアップロードする をご参照ください。
契約書を再度アップロードする場合
LegalForceキャビネでは、契約書データのアップロード完了後の訂正及び削除した場合の履歴を保存するため、一度アップロードした契約書データを上書きすることはできないようにしています。
一度アップロードした契約書データに代えて別の契約書データをアップロードしたい場合は、以下の手順に従って、削除する契約書データと新たにアップロードした契約書データとを紐づける処理を行ってください。
アップロード済みの契約書データの管理番号の項目に、該当の契約書の管理番号を記録します。
アップロード済みの契約書データを削除します。
新しい契約書データをアップロードします。
新しい契約書データの管理番号の項目に、削除した契約書データに記録した管理番号と同一の管理番号を記録します。
契約書データを削除した場合も削除したデータの履歴は閲覧可能です。契約書の削除方法、削除履歴の確認方法について詳しくは 契約書を削除する 契約書削除履歴を確認する を参照ください。
アップロードしたPDFの確認について
アップロードしたPDFデータについて、解像度・階調・大きさの情報を保存する必要があり、スキャンしたPDFデータの解像度が200dpi以上かつ赤色、緑色、青色の階調がそれぞれ256階調以上である必要があります。
LegalForceキャビネでは、アップロードしたPDFデータの解像度・階調・大きさ・画素数の情報を契約書詳細画面にて確認することが出来ます。なお、これらの情報は編集可能になっています。読み取った解像度・階調・大きさ・画素数の情報と元のPDFファイルの情報が一致しているかご確認ください。
*なお、LegalForceキャビネは2023年8月2日以降電子帳簿保存法に対応していますので、2023年8月1日以前にアップロードした契約書にはPDFデータの解像度・階調・大きさ・画素数の情報は表示されません。2023年8月1日以前にアップロード済みの契約書についてはスキャナ保存に対応させることはできませんのでご注意ください。
解像度・階調等の情報が読み取れなかった場合や、解像度・階調が要件を下回る場合には、契約書詳細画面にてアラートを表示しております。アラートが表示された場合は再度該当の契約書をスキャンし、スキャンしたPDFデータをアップロードしてください。アラートの内容が誤っている場合はPDF情報を正しい情報に編集してください。
キャビネでは契約書データの差し替え等はできません。古いデータに紐づけた関連契約書やメモに記載した内容を新しいデータに引き継ぐこともできません。
アラートが表示され、再度スキャンしたPDFデータをアップロードする場合は、新しいデータとしてアップロードしたのち、古いデータは削除してください。この場合は、契約書を再度アップロードする場合に記載の手順に従って、削除する契約書データと新たにアップロードした契約書データとを管理番号によって紐づける処理を行ってください。
契約書データを削除した場合も削除したデータの履歴は閲覧可能です。契約書の削除方法、削除履歴の確認方法について詳しくは 契約書を削除する 契約書削除履歴を確認する を参照ください。
なお、電子帳簿保存法上の要件を充たすためには、入力サイクルに記載の通り、契約書を受領した後、遅くとも「2か月＋7営業日以内」には契約書をスキャンし、スキャンしたPDFデータをキャビネにアップロードする必要があります。
キャビネ上にアップロードした契約書データの解像度・階調が要件を充たしていなかった場合も、電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を充たしたことにはなりません。この場合、期間内に再度新しいPDFデータをアップロードする、又は、別途原本を保存する必要があります。
そのため、電子帳簿保存法のスキャナ保存を行う場合は、契約書アップロード完了後すぐに、解像度・階調が要件を下回る契約書がないか確認をしてください。
なお、注文書などの一般書類の場合はカラー画像ではなくグレースケールでの保存も可能とされていますので色空間がカラーでない旨のアラートは無視することができます。（詳しくは国税庁ウェブサイト電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】P.8などを参照ください。）
アラートを無視する場合はアラートを無視のトグルをONにすると、アラートの表示を消すことができます。
補足：真実性の確保について
LegalForceキャビネでは真実性の確保にあたり、ファイルをアップロードした日時を記録し、かつタイムスタンプの付与の要件に代えて、NTP（Network Time Protocol）サーバと同期した日時により保存日時が表示され、客観的に日時の正確性を担保しております。
また、LegalForceキャビネに登録されたPDFデータは改ざんされないようにセキュリティを確保しております。
LegalForceキャビネのセキュリティポリシーについては、セキュリティホワイトペーパーを参照ください。